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POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. Introducción:
La Empresa Pública Metropolitana de Gestión Integral de Residuos Sólidos (EMGIRS EP), como responsable del tratamiento de datos personales, reconoce que la protección de estos constituye un derecho fundamental garantizado en la Constitución de la República del Ecuador y regulado por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su Reglamento General.
En este marco, la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales establece los lineamientos que rigen la recolección, uso, almacenamiento, transferencia, conservación y eliminación de los datos personales que maneja la EMGIRS EP, tanto físicos como digitales, con el objetivo de asegurar un tratamiento lícito, leal, transparente y proporcional, en cumplimiento de la normativa vigente.
Esta política es parte integral del modelo de gobernanza de datos de la EMGIRS EP y complementa las políticas institucionales en materia de seguridad de la información, integridad pública y gestión documental. Su aplicación es obligatoria para todas las unidades administrativas y para las servidoras y los servidores públicos de la EMGIRS EP que intervienen en procesos relacionados con datos personales.
2. Definiciones
Para efectos de esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, se utilizarán las siguientes
definiciones, conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales:
- Dato personal: Cualquier información que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o
indirectamente. - Dato sensible: Información relativa al origen étnico o racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o
filosóficas, afiliación sindical, datos de salud, orientación sexual, datos biométricos, genéticos, o cualquier
otra que pueda dar origen a discriminación o afectar derechos y libertades fundamentales. - Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, supresión, entre otros. - Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad
y los medios del tratamiento de los datos personales. - Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de
datos personales por cuenta del responsable, conforme a sus instrucciones. - Delegado/a de Protección de Datos Personales (DPD): Persona natural designada por la entidad
responsable para supervisar el cumplimiento de la normativa de protección de datos, cooperar con la
autoridad de control y servir de punto de contacto con los titulares. - Transferencia o comunicación de datos: Cualquier forma de entrega, cesión, difusión o acceso a datos
personales a una persona distinta del titular, del responsable o del encargado del tratamiento.
3. Base normativa
i. Constitución de la República del Ecuador:
Artículo 66, número 19, establece “(…) el derecho a la protección de datos de carácter personal, que incluye
el acceso y la decisión sobre información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección.
La recolección, archivo, procesamiento, distribución o difusión de estos datos o información requerirán la
autorización del titular o el mandato de la ley (…)”.
ii. Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP):
Regula el tratamiento de datos personales, establece principios, derechos, deberes y obligaciones para
responsables y encargados, y crea la Superintendencia de Protección de Datos Personales como autoridad
de control.
Además, el artículo 67 determina como infracción leve del responsable de protección de datos, no mantener
disponibles políticas de protección de datos personales afines al tratamiento de datos personales;
iii. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos (LORDP):
Establece la responsabilidad de las entidades públicas y privadas respecto a la integridad,
confidencialidad y control de los datos personales registrados en sus bases de datos, en sus artículos 4
y 6.
iv. Código Orgánico de la Economía Social de los Conocimientos (COESCCI):
Contiene disposiciones sobre el tratamiento de datos personales por parte de instituciones públicas en el
contexto de políticas públicas, fines estadísticos o de salud.
v. Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos (LCFMD):
Regula la validez jurídica del uso de medios electrónicos y el tratamiento de datos personales en entornos
digitales.
vi. Reglamento General a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (RGLOPDP)
Desarrolla aspectos operativos y técnicos del cumplimiento de la LOPDP, incluyendo medidas de
seguridad, evaluación de impacto, condiciones para la transferencia internacional de datos, entre otros.
5. Ámbito de aplicación
La presente política aplica al tratamiento de datos personales realizado por la EMGIRS EP, en su calidad de
responsable del tratamiento, en el marco del cumplimiento de sus competencias y funciones institucionales.
Se extiende a todos los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos,
conservados o eliminados por la EMGIRS EP, a través de sus diferentes medios de interacción, incluyendo:
- Plataformas digitales institucionales (como portales web y aplicativos móviles);
- Medios impresos;
- Comunicaciones electrónicas;
- Formularios físicos o virtuales;
- Encuestas;
- Registros de videovigilancia;
- Interacciones telefónicas y en redes sociales; y,
- Cualquier otra tecnología o canal habilitado para la prestación de servicios o el desarrollo de procesos
institucionales.
Esta política es aplicable al tratamiento de datos personales de personas naturales que se relacionen con la
EMGIRS EP, incluyendo, pero sin limitarse a:
- Ciudadanas y ciudadanos usuarios de servicios, Servidoras, servidores,
- trabajadoras y trabajadores;
- Contratistas;
- Proveedores; y,
- Cualquier otro titular de datos personales vinculado directa o
- indirectamente con la empresa.
6. Responsabilidad
La EMGIRS EP, en su calidad de responsable del tratamiento, asume el compromiso de garantizar que los datos personales bajo su custodia sean tratados conforme a los principios de licitud, lealtad, transparencia, minimización, integridad y seguridad, establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su reglamento.
La EMGIRS EP será responsable únicamente del tratamiento de datos personales recolectados directamente a través de sus canales oficiales, ya sean físicos, digitales o electrónicos, en el marco de sus funciones institucionales. No será responsable por el uso inadecuado que terceros puedan dar a la información fuera del ámbito de control de la institución, ni por la veracidad de los contenidos en enlaces externos o información proporcionada por terceros ajenos.
Todas las y los servidores y trabajadores de la EMGIRS EP que intervienen en procesos que implican tratamiento de datos personales tienen la obligación de observar esta política, así como de cumplir con los acuerdos de confidencialidad suscritos y con las directrices que emita la o el Delegado de Protección de Datos Personales.
La Delegada o el Delegado de Protección de Datos Personales de la EMGIRS EP es responsable de supervisar el cumplimiento de la presente política y de la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, actuar como punto de contacto con la Autoridad de Protección de Datos Personales y asesorar a las áreas de la entidad en la correcta aplicación de las obligaciones legales en esta materia.
La EMGIRS EP reconoce la competencia de la Superintendencia de Protección de Datos Personales como autoridad de control en esta materia, y se compromete a cooperar activamente con sus requerimientos, auditorías, observaciones y procesos de supervisión, en cumplimiento del principio de responsabilidad proactiva previsto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
7. Tratamiento y finalidades de los datos personales
La EMGIRS EP realiza el tratamiento de datos personales en cumplimiento de sus funciones como empresa
pública metropolitana, conforme a finalidades determinadas, explícitas y legítimas, de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General.
Los datos personales son tratados únicamente en la medida necesaria para el cumplimiento de los fines
institucionales, respetando los principios de licitud, lealtad, minimización, proporcionalidad, confidencialidad y seguridad.
En los apartados siguientes se describen las principales categorías de datos personales tratadas por la EMGIRS EP, de acuerdo con los distintos grupos de personas titulares que se relacionan con la entidad.
7.1. Datos personales de ciudadanía, proveedores, clientes y personas externas a la EMGIRS EP
La EMGIRS EP trata datos personales de personas naturales que interactúan con la entidad en calidad de usuarias de servicios, proveedoras, participantes en procesos de selección, personas que presentan quejas o sugerencias, o que solicitan información pública. Entre los datos tratados se incluyen:
a. Datos identificativos y de contacto: nombres y apellidos, número de cédula o RUC, dirección
domiciliaria, correo electrónico, número telefónico.
b. Datos contractuales: número predial, clave catastral, número de IRM, razón social, tipo de servicio
contratado.
c. Datos académicos o laborales: hojas de vida, experiencia profesional, formación, referencias (cuando
se postula a una vacante).
d. Datos de navegación y uso de sistemas: dirección IP, tipo de dispositivo, ubicación aproximada,
navegador, comportamiento en la plataforma, fecha y hora de acceso.
e. Datos transmitidos por canales institucionales: información contenida en formularios web, correos,
llamadas o encuestas.
f. Imágenes y grabaciones de videovigilancia: captadas a través de los sistemas de seguridad en las
instalaciones de la EMGIRS EP, utilizadas exclusivamente para fines de seguridad, control de accesos,
protección de personas, bienes y recursos institucionales, así como para atender requerimientos de
autoridades competentes.
g. Contenido e interacciones en redes sociales y cobertura de eventos públicos: nombres y apellidos,
alias o usuario de redes, imágenes, audio y video, comentarios, reacciones, menciones y mensajes
enviados a las cuentas oficiales de la EMGIRS EP; así como registros gráficos y audiovisuales tomados
en eventos institucionales de carácter público. Este contenido se trata exclusivamente para fines de
comunicación pública institucional, información de interés público y gestión de interacciones en los
canales oficiales.
Estos datos son tratados para las siguientes finalidades:
- Prestar servicios públicos bajo responsabilidad de la EMGIRS EP (como recolección de residuos no
peligrosos, desechos sanitarios, y disposición de escombros). - Gestionar procesos contractuales y administrativos con proveedores.
- Atender solicitudes ciudadanas, reclamos, quejas o peticiones.
- Facilitar la participación en procesos de selección de talento humano.
- Gestionar solicitudes de acceso a la información pública.
- Mejorar la calidad, accesibilidad y seguridad de las plataformas institucionales.
- Gestionar la comunicación pública institucional en canales oficiales y atender interacciones recibidas por redes sociales.
- Difundir actividades y eventos públicos y promover la imagen institucional de la EMGIRS EP.
7.2. Datos personales de servidoras/es y trabajadoras/es de la EMGIRS EP
La EMGIRS EP trata datos personales de sus servidoras, servidores, trabajadoras y trabajadores, así como de personas bajo contratos, pasantías o modalidades equivalentes, en el marco de la relación laboral, administrativa y de seguridad ocupacional.
Entre los datos tratados se incluyen:
a. Datos identificativos y de contacto: nombres, apellidos, número de cédula, dirección, teléfono, correo institucional y personal.
b. Datos laborales y administrativos: cargo, puesto, dependencia, historial laboral, evaluaciones de desempeño, asistencia, permisos, licencias, acciones de personal.
c. Datos académicos y profesionales: formación, títulos, capacitaciones, trayectoria institucional, hojas de vida.
d. Datos financieros y tributarios: cuentas bancarias, retenciones, roles de pago.
e. Datos sensibles relacionados con salud: historias clínicas, certificados médicos, información sobre discapacidades, enfermedades catastróficas, condiciones de maternidad, cuidado de recién nacidos u otras situaciones de salud que sean voluntariamente presentadas como respaldo para beneficios o trámites laborales.
f. Datos biométricos: huellas digitales utilizadas exclusivamente para el control de asistencia, registro de
ingreso y salida, así como para el control de los horarios de almuerzo.
g. Imágenes y grabaciones de videovigilancia: captadas a través de los sistemas de seguridad en las instalaciones de la EMGIRS EP, utilizadas exclusivamente para fines de seguridad, control de accesos, protección de personas, bienes y recursos institucionales, así como para atender requerimientos de autoridades competentes.
Grabaciones de reuniones telemáticas: registros de audio, video y chat generados en reuniones virtuales realizadas a través de plataformas institucionales, utilizados exclusivamente para fines de respaldo documental, seguimiento de decisiones o cumplimiento de disposiciones legales y normativas aplicables. Estas grabaciones se almacenan bajo medidas de seguridad y se conservan únicamente
durante el tiempo necesario para cumplir con dichas finalidades, conforme a los plazos establecidos en la normativa de gestión documental.
i. Contenido e interacciones en redes sociales y cobertura de eventos públicos: nombres y apellidos, alias o usuario de redes, imágenes, audio y video, comentarios, reacciones, menciones y mensajes enviados a las cuentas oficiales de la EMGIRS EP; así como registros gráficos y audiovisuales tomados en eventos institucionales de carácter público. Este contenido se trata exclusivamente para fines de comunicación pública institucional, información de interés público y gestión de interacciones en los canales oficiales.
j. Metadatos de uso de sistemas institucionales: credenciales, registros de acceso, trazabilidad en sistemas internos.
Estos datos se tratan para las siguientes finalidades:
- Administrar la relación laboral y contractual con la EMGIRS EP.
- Cumplir obligaciones legales, laborales, tributarias y de seguridad social.
- Gestionar procesos de talento humano, bienestar y seguridad ocupacional.
- Controlar el acceso físico y lógico a instalaciones y sistemas institucionales.
- Atender requerimientos de entidades de control y auditoría.
- Gestionar la comunicación pública institucional en canales oficiales y atender interacciones recibidas por redes sociales.
- Difundir actividades y eventos públicos y promover la imagen institucional de la EMGIRS EP.
7.3. Prácticas de registro
La EMGIRS EP, en el marco de la operación de sus plataformas electrónicas y sistemas informáticos, realiza el registro automático de ciertos datos técnicos asociados a la interacción de los usuarios con los servicios institucionales. Estos registros pueden incluir:
- Dirección IP del dispositivo utilizado.
- Tipo y versión de navegador, sistema operativo y dispositivo.
- Identificadores técnicos como direcciones MAC y cookies de sesión, de conformidad con la Política de Cookies de la EMGIRS EP.
- Fecha, hora y duración de las conexiones realizadas.
- Volumen de datos transferidos y eventos de uso en los sistemas.
Estos datos se utilizan exclusivamente para: - Garantizar el correcto funcionamiento y seguridad de los servicios electrónicos.
- Prevenir accesos no autorizados, fraudes o incidentes de ciberseguridad.
- Mejorar el rendimiento y la experiencia de uso de las plataformas institucionales.
- Realizar análisis estadísticos anónimos que permitan optimizar los servicios ofrecidos.
La EMGIRS EP no utiliza estos registros para elaborar perfiles individuales, salvo en los casos en que sea
estrictamente necesario para fines de seguridad o cumplimiento de obligaciones legales.
7.3. Prácticas de registro
La EMGIRS EP, en el marco de la operación de sus plataformas electrónicas y sistemas informáticos, realiza el registro automático de ciertos datos técnicos asociados a la interacción de los usuarios con los servicios institucionales. Estos registros pueden incluir:
- Dirección IP del dispositivo utilizado.
- Tipo y versión de navegador, sistema operativo y dispositivo.
- Identificadores técnicos como direcciones MAC y cookies de sesión, de conformidad con la Política de Cookies de la EMGIRS EP.
- Fecha, hora y duración de las conexiones realizadas.
- Volumen de datos transferidos y eventos de uso en los sistemas.
Estos datos se utilizan exclusivamente para: - Garantizar el correcto funcionamiento y seguridad de los servicios electrónicos.
- Prevenir accesos no autorizados, fraudes o incidentes de ciberseguridad.
- Mejorar el rendimiento y la experiencia de uso de las plataformas institucionales.
- Realizar análisis estadísticos anónimos que permitan optimizar los servicios ofrecidos.
La EMGIRS EP no utiliza estos registros para elaborar perfiles individuales, salvo en los casos en que sea estrictamente necesario para fines de seguridad o cumplimiento de obligaciones legales.
8. Legitimación para el tratamiento de datos personales
El tratamiento de datos personales realizado por la EMGIRS EP se efectúa conforme a las bases de legitimación previstas en el artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, las cuales incluyen:
a. Consentimiento del titular: cuando el tratamiento se basa en la autorización libre, expresa, informada e inequívoca otorgada por la persona titular de los datos.
b. Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales: cuando el tratamiento es necesario para el cumplimiento de disposiciones legales, reglamentarias o contractuales aplicables a la EMGIRS EP.
c. Ejecución de políticas públicas: cuando el tratamiento es indispensable para el ejercicio de competencias y funciones institucionales, en beneficio del interés público.
d. Protección de intereses vitales: cuando el tratamiento es necesario para salvaguardar la vida, salud o integridad de la persona titular o de otra persona.
e. Interés legítimo de la EMGIRS EP: cuando el tratamiento se realiza para fines legítimos vinculados a la gestión y seguridad institucional, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades fundamentales de las personas titulares.
En todos los casos, la EMGIRS EP garantiza que el tratamiento de datos personales se ajusta a los principios determinados en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, asegurando que todos los tratamientos se realicen únicamente en la medida necesaria para cumplir con las finalidades legítimas previamente definidas.
9. Acceso a datos personales por parte de terceros, transferencia, transmisión y revelación
La EMGIRS EP permitirá el acceso, transferir, transmitir o revelar datos personales a terceros únicamente cuando dicha acción cumpla con las siguientes condiciones:
- Tenga como objeto el cumplimiento de las funciones institucionales o la prestación de servicios públicos
relacionados con la gestión integral de residuos; - Cuente con una base de legitimación prevista en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales; y
- Se realice bajo condiciones que garanticen la confidencialidad, seguridad y uso limitado de los datos para
la finalidad autorizada.
El acceso o tratamiento de datos personales por parte de terceros, en calidad de encargados de tratamiento, deberá formalizarse mediante contrato/acuerdo específico, o mediante una cláusula expresa dentro de un contrato/acuerdo existente, que como mínimo contemple:
a. El alcance, naturaleza y finalidad del tratamiento de los datos personales.
b. Las actividades que el encargado realizará en nombre de la EMGIRS EP.
c. La obligación del encargado de tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones de la EMGIRS EP y la normativa aplicable.
d. El deber de implementar medidas de seguridad adecuadas y de notificar cualquier incidente que comprometa la integridad, confidencialidad o disponibilidad de los datos.
e. La prohibición de utilizar los datos personales para fines distintos a los autorizados.
f. La obligación de devolver o eliminar los datos personales una vez cumplida la prestación o finalizada la relación contractual.
Asimismo, la EMGIRS EP se reserva el derecho de supervisar, auditar y verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales asumidas por el tercero encargado durante todo el tiempo que dure el tratamiento de datos personales.
En ningún caso se permitirá la transferencia internacional de datos personales a países que no cuenten con niveles adecuados de protección, salvo que se cumpla con las condiciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General.
10. Derechos de las y los titulares
La EMGIRS EP permitirá el acceso, transferir, transmitir o revelar datos personales a terceros únicamente cuando dicha acción cumpla con las siguientes condiciones:
- Tenga como objeto el cumplimiento de las funciones institucionales o la prestación de servicios públicos
relacionados con la gestión integral de residuos; - Cuente con una base de legitimación prevista en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales; y
- Se realice bajo condiciones que garanticen la confidencialidad, seguridad y uso limitado de los datos para
la finalidad autorizada.
El acceso o tratamiento de datos personales por parte de terceros, en calidad de encargados de tratamiento, deberá formalizarse mediante contrato/acuerdo específico, o mediante una cláusula expresa dentro de un contrato/acuerdo existente, que como mínimo contemple:
a. El alcance, naturaleza y finalidad del tratamiento de los datos personales.
b. Las actividades que el encargado realizará en nombre de la EMGIRS EP.
c. La obligación del encargado de tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones de la EMGIRS EP y la normativa aplicable.
d. El deber de implementar medidas de seguridad adecuadas y de notificar cualquier incidente que comprometa la integridad, confidencialidad o disponibilidad de los datos.
e. La prohibición de utilizar los datos personales para fines distintos a los autorizados.
f. La obligación de devolver o eliminar los datos personales una vez cumplida la prestación o finalizada la relación contractual.
Asimismo, la EMGIRS EP se reserva el derecho de supervisar, auditar y verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales asumidas por el tercero encargado durante todo el tiempo que dure el tratamiento de datos personales.
En ningún caso se permitirá la transferencia internacional de datos personales a países que no cuenten con niveles adecuados de protección, salvo que se cumpla con las condiciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General.
10.1. Procedimiento para el ejercicio de derechos
Las personas titulares podrán ejercer sus derechos mediante a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: datospersonales@emgirs.gob.ec
- Teléfono: (02) 2 393 0600
- Atención presencial: Telégrafo E7-58 y calle El Porvenir
La solicitud deberá contener, como mínimo:
- La identificación de la persona titular de los datos personales o de su representante, acreditando su calidad;
- El o los derechos que se pretende ejercer;
- Una descripción clara de los hechos o fundamentos de la solicitud;
- Un medio de contacto para notificaciones; y
- Los documentos de respaldo que resulten necesarios para atender el pedido.
La EMGIRS EP dará respuesta dentro de los plazos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. En caso de requerir información adicional para atender la solicitud, se notificará oportunamente a la persona titular.
10.2. Delegado de Protección de Datos (DPD)
Para consultas generales, reportes de incidentes o inquietudes relacionadas con el cumplimiento de la normativa de protección de datos, puede contactar a la Delegada de Protección de Datos de la EMGIRS-EP:
Nombre: Nicole Gavilanes Luzuriaga
Correo electrónico: sandra.gavilanes@emgirs.gob.ec
La Delegada de Protección de Datos Personales actúa como punto de contacto entre la EMGIRS EP, las personas titulares de datos personales y la Autoridad de Protección de Datos Personales.
11. Medidas de seguridad aplicadas al tratamiento de datos personales
La EMGIRS EP deberá implementar medidas organizativas, técnicas y administrativas apropiadas para garantizar la seguridad de los datos personales tratados, conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y las mejores prácticas aceptadas en materia de seguridad de la información.
Las medidas de seguridad aplicadas tienen como finalidad:
- Proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso indebido o
divulgación indebida; - Asegurar la integridad, confidencialidad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas y servicios que
realizan el tratamiento; - Garantizar la trazabilidad y control de los procesos que involucran datos personales.
Entre las medidas adoptadas por la EMGIRS EP se incluyen: - Controles de acceso físico y lógico a instalaciones y sistemas.
- Uso de protocolos seguros de comunicación (p. ej. HTTPS, VPN institucional).
- Gestión de credenciales y perfiles de usuario bajo el principio de mínimo privilegio.
- Cifrado de información y respaldo periódico de bases de datos.
- Registro y monitoreo de actividades relevantes para detectar incidentes de seguridad.
- Capacitación periódica a las servidoras y los servidores públicos sobre protección de datos personales.
- Procedimientos para la notificación y gestión de incidentes de seguridad que comprometan datos personales.
- Evaluaciones de riesgos y revisiones periódicas de las medidas implementadas.
La EMGIRS EP se compromete a revisar y actualizar estas medidas de forma continua, en función de la evolución tecnológica, las amenazas identificadas y los requerimientos normativos aplicables.
11.1. Tiempo de conservación
La EMGIRS EP conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las
finalidades específicas para las que fueron recolectados y conforme a los plazos establecidos en la normativa
aplicable de gestión documental y archivo público.
Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, y salvo que exista una obligación legal de conservación, los datos personales serán eliminados, anonimizados o bloqueados de manera segura para impedir su tratamiento posterior.
En el caso de datos personales tratados con base en el consentimiento, las personas titulares podrán solicitar su eliminación cuando así lo deseen, siempre que no exista una causa legal que justifique su conservación.
En el caso de las imágenes y grabaciones obtenidas mediante los sistemas de videovigilancia de la EMGIRS EP,
estas serán conservadas únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con su finalidad de
seguridad y control de accesos, lo cual no excederá el plazo máximo de 60 días, salvo cuando sea necesario
conservarlas por más tiempo debido a la existencia de investigaciones, incidentes de seguridad o requerimientos de autoridades competentes.
En el caso de contenido publicado en redes sociales oficiales, su conservación estará sujeta a las políticas de cada plataforma y a la tabla de retención documental institucional. Cuando corresponda, podrá solicitarse la eliminación o edición de contenidos en los que se identifique a una persona, evaluándose su procedencia conforme a la normativa aplicable y a las finalidades legítimas de comunicación pública y transparencia.
12. Revisión, actualización y vigencia de la política
La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales entrará en vigencia a partir de su aprobación por la Gerencia General de la EMGIRS EP y permanecerá vigente hasta que sea sustituida o actualizada.
La Delegada o el Delegado de Protección de Datos Personales presentará informes trimestrales de cumplimiento a la Gerencia General y al Comité TICSI, sin perjuicio de emitir informes adicionales cuando corresponda.
La EMGIRS EP revisará esta política de forma periódica, al menos una vez cada dos años, o antes si se producen cambios normativos, tecnológicos, organizativos o de procesos que afecten el tratamiento de datos personales.
Cualquier modificación será aprobada por la Gerencia General y comunicada a las unidades administrativas
pertinentes y, cuando corresponda, a la ciudadanía a través de los medios oficiales de la entidad.